Ausgangslage
Cichowdt Tattoo ist ein bekanntes Custom-Tattoostudio, das von Miro geführt wird. In der Kreativbranche ist die Terminplanung oft ein administratives Nadelöhr. Miro verbrachte wöchentlich Stunden damit, mit Kunden über Instagram-DMs, E-Mails und WhatsApp zu schreiben, um Termine, Preise, Motive und Grössen abzustimmen.
Er suchte nach einer Lösung, um diesen administrativen Aufwand zu minimieren, damit er sich zu 100 % auf das Zeichnen und Tätowieren konzentrieren kann.
Herausforderung
Ständige Unterbrechungen: Eine Flut von Anfragen wie „Ist dieser Termin noch frei?“ oder „Wie viel kostet ein kleines Tattoo?“ auf verschiedenen Kanälen lenkte Miro während der Arbeit am Kunden ständig ab.
Hohe No-Show-Rate: Kunden, die Termine vereinbarten, dann aber ohne Absage nicht erschienen, führten zu Umsatzausfällen und ungenutzter Vorbereitungszeit.
Verlorene Anfragen: Da Miro tagsüber tätowierte, verzögerten sich Antworten oft um 24 bis 48 Stunden. Dadurch sprangen ungeduldige Interessenten ab und buchten bei anderen Studios.
Lösung
Wir haben uns mit Miro in seinem Studio zusammengesetzt und seine spezifischen Anforderungen analysiert. Wir haben ein zentrales Online-Buchungsportal auf Basis von Cal.com, n8n und Stripe eingerichtet.
Statt zeitintensivem Hin- und Herschreiben leiten automatische Antworten Kunden auf ein gebrandetes Buchungsportal. Das System erfasst alle Details (Motiv-Uploads, Körperstelle, Grösse) und zieht direkt die Anzahlung ein. Automatisierte Erinnerungen per E-Mail und SMS senkten die No-Show-Rate um 85 %. Miro kann sich wieder ganz auf seine Kunst konzentrieren: *"Kein ewiges Hin-und-Her-Schreiben mehr. Die Kunden buchen, ich tätowiere."*