Ausgangslage
Laura Hähni, Inhaberin einer kleinen Agentur für Bürodienstleistungen, arbeitete regelmässig 60+ Stunden pro Woche. Ein grosser Teil dieser Zeit ging für das Belegmanagement verloren: Kunden an fehlende Quittungen erinnern, PDFs aus E-Mails herunterladen und unstrukturierte Fotos über WhatsApp sortieren.
Sie erklärte sich bereit, unsere KI-gestützte Dokumenten-Klassifizierungs-Pipeline als Beta-Kundin zu testen, um ihre Wochenenden zurückzugewinnen.
Herausforderung
Zersplitterte Kanäle: Dokumente von Mandanten trafen ungeordnet per Mail, WhatsApp oder als physischer Scan ein, was zu einer unübersichtlichen Zettelwirtschaft führte.
Fehlende Belege: Es vergingen Stunden mit dem Nachfassen bei Kunden wegen fehlender Belegdaten, unleserlicher Rechnungen oder falscher Beträge.
Manueller Vorsortierungs-Aufwand: Jeder einzelne Beleg musste manuell geöffnet, umbenannt, kategorisiert und für die Übergabe an die Buchhaltung vorbereitet werden.
Lösung
Wir haben eine neue, zentrale Eingangspipeline entwickelt, die alle Dokumente in einem übersichtlichen Dashboard zusammenführt. Mandanten können Belege nun einfach hochladen oder an ein dediziertes E-Mail-/WhatsApp-Gateway senden.
Sobald ein Dokument eingeht, liest die KI den Text aus, kategorisiert den Beleg mittels ChatGPT und bereitet den Buchungsvorschlag vor. Statt stundenlanger manueller Sortierung prüft Laura am Montagvormittag nur noch 10 Minuten lang die Ausnahmen. Dies spart ihr wöchentlich 10 bis 15 Stunden ein. Laura resümiert: *"Die KI-Klassifizierung nimmt mir einen grossen Teil der Belegarbeit ab. Ich spare jede Woche 10 bis 15 Stunden, und meine Kunden liefern ihre Unterlagen sauberer ein."*