Ausgangslage
Plaschy Treuhand ist ein zukunftsorientiertes Schweizer Treuhandbüro mit einem Team von 15 Mitarbeitenden. Mit steigendem Mandantenvolumen stellte Inhaber Chris Plaschy fest, dass sein Team in der manuellen Belegsortierung, Ablage und Bexio-Dateneingabe versank.
Das Ziel war klar: Seine hochqualifizierten Treuhänder sollten sich wieder auf die Beratung konzentrieren – dort, wo ihr echter Mehrwert liegt –, statt Stunden mit dem Abtippen von Zahlen zu verschwenden.
Herausforderung
Papierflut: Die wöchentliche Bearbeitung von hunderten Mandantenbelegen führte zu administrativem Rückstau, was Monatsabschlüsse verzögerte und für Frust bei Kunden sorgte.
Mitarbeiter-Frust: Qualifizierte Treuhandexperten verbrachten wöchentlich über 20 Stunden mit eintöniger Datenerfassung, was die Motivation drückte und die Fluktuation erhöhte.
Manuelle Validierung: Das manuelle Abgleichen jedes Belegs auf Schweizer MWST-Konformität und die korrekte Zuordnung im Kontenplan war enorm zeitintensiv und fehleranfällig.
Lösung
In einem gemeinsamen Workshop haben wir die genauen Dokumentenflüsse von Plaschy Treuhand analysiert. Anschliessend haben wir eine n8n-Orchestrierungsschicht mit modernster, KI-gestützter OCR-Technologie implementiert.
Eingehende Belege und Rechnungen werden nun vollautomatisch ausgelesen, gegen Schweizer MWST-Regeln geprüft und in Bexio vorklassifiziert. Das System meldet sich nur bei Unstimmigkeiten (Anomalie-Erfassung). Dadurch spart das Team über 20 Stunden pro Woche. Chris Plaschy resümiert begeistert: *"Automatisierung hat unserem Team die Expertise zurückgegeben. Wir sind keine Datentippser mehr, sondern Berater."*